Традиційні закупівлі та електронні закупівлі мають як переваги, так і недоліки. Закупівлі, як правило, проводяться віч-на-віч або по телефону, тоді як електронна система закупівель, дозволяє брати участь у тендера та здійснювати закупівлю в Інтернеті. Це зручно, доступно, зберігає час. Але ця проста на перший погляд процедура приховує багато факторів.
Закупівлі – це справді сукупність процесів, які передбачають багато кроків та взаємодій з іншими відділами компанії та з окремими постачальниками. Оскільки витрати на закупівлю зазвичай складають 50% від операційних витрат, процес закупівель надає багато можливостей для економії витрат, що може суттєво змінити підсумки компанії. Основне правило полягає в тому, що 5% економія витрат на придбання може збільшити прибуток компанії на 50% і дорівнюватиме збільшенню доходу на 50% або зменшенню накладних витрат приблизно на 20%.
Ось чому процес закупівель так стрімко розвивається. Традиційно тендери та закупівлі проводилися на основі паперу та бесіди, як правило, співробітники закупівель взаємодіють із давніми партнерами або відомими постачальниками та купують за фіксованими цінами. В останні роки це дещо змінилося і стало стратегічною функцією: службовці закупівель шукають постачальників, які відповідають загальній стратегії компанії.
Електронні закупівлі передбачають переміщення процесу закупівлі в Інтернеті, щоб скоротити кроки та заощадити капітал вашої компанії. Наприклад, традиційні закупівлі передбачають отримання котирувань, а потім затвердження, можливо, з фінансових питань, а також замовлення на закупівлю, яке зазвичай може зайняти більше одного або навіть два тижні. За допомогою системи електронних закупівель цей процес спрощується та значно пришвидшується завдяки взаємодії в режимі реального часу з попередньо затвердженими постачальниками та торговими партнерами, які можуть бути в будь-якій точці країни або навіть світу. При онлайн-закупівлі покупка може бути затверджена в Інтернеті, а замовлення завершено протягом декількох хвилин, в той же час, надходження потрібних товарів часто скорочується до декількох днів.
У бізнесі час – це гроші, тому чим більше компанія може скоротити час свого персоналу, який бере участь у тендері та закупівлях, і чим швидше видає замовлення на купівлю, тим більше це може скоротити операційні витрати компанії.