Кадрова політика, це одне з найголовніших питань будь-якого підприємства. Кадрове діловодство забезпечує роботу з документами підприємства, які пов’язані з персоналом - прийманням, звільненням з роботи, переміщенням всередині підприємства, веденням обліку робочого часу, та проведення розрахунків з робітниками.
Кожен роботодавець повинен вести кадровий облік не залежно від кількості робітників на підприємстві.
Основні питання кадрового діловодства, це:
1) Ведення особистих карток співробітників підприємства. Ведеться за формою П-2, згідно з наказом «Про затвердження типової форми первинного обліку № П-2 «особова картка працівника».
2) Ведення, реєстрація, підготовка наказів по особистому складу:
- про прийняття робітника на підприємство;
- про переміщення в середині підприємства на іншу посаду або інший відділ, дільницю;
- про звільнення з роботи;
- оформлення по сумісництву;
- оформлення заохочень (преміювання, нагородження);
- про надання відпусток згідно з графіком;
- про надання матеріальної допомоги;
- про оголошення догани.
Всі накази реєструються в журналі реєстрації з кадрових питань, вони сортуються у залежності від строку зберігання. Робляться в одному екземплярі.
3) Штатний розпис, в якому відображається чисельність робітників, посадові оклади та часові тарифні ставки, код та назва посад зазначаються згідно з національним класифікатором України «Класифікатор професій ДК 003:2010». Основний документ для нарахування заробітної плати робітників.
4) Табель обліку робочого часу – це документ в якому зазначено кількість відпрацьованого часу, та часи коли працівник був відсутній через прогули, відгули, відпустку, через хворобу, на навчанні та інше. Табель оформлюється за формою № П-5 «Табель обліку використання робочого часу».
5) Графік відпусток. Де вказано період надання робітникам чергової відпустки. При складані необхідно урахувати пільгових відпускників, жінки, які мають двох та більше дітей, інваліди, одинокі матері, ветеранам війни, та інші.
6) Трудові книжки. Основний документ, в якому відображається трудова діяльність працівника.
7) Колективний договір. Це документ в якому описана угода між власником (адміністрацією) та профспілками, або іншими представниками трудового колективу.
8) Ведення військового обліку. Персональний облік працівників - призовників і військовозобов’язаних.
9) Підготовка та здача звітності з кадрових питань. Основні звіти – форма № 1-ПВ (звіт з праці), форма № 3 « Інформація про попит на робочу силу (вакансії), форма № 1-ПА « Інформація про кількість працевлаштованих громадян…» та інші.
Крім вказаних вище документів робітник відділу кадрів розробляють:
- трудовий договір з керівництвом;
- трудові договори з робітниками;
- готують правила внутрішнього розпорядку;
- посадові інструкції, як для керівництва так і для працівників;
- договори про нерозголошення службової таємниці.